Fakt ist: Die üblichen, stundenlangen Sitzungen und Telefonate sowie ein unstrukturierter E-Mail-Verkehr sind grosse Effizienzkiller. Mit den richtigen Werkzeugen wie etwa E-Mail-Management, gleichzeitigem Bearbeiten von Dokumenten oder konstruktiven Meetings können KMU-Geschäftsführer und Manager die Arbeitsweise der gesamten Unternehmung produktiver gestalten.

Eine Studie von Atlassian zeigt auf, dass Geschäftsführer und Mitarbeitende von KMU ihren E-Mail-Posteingang 36 Mal aufsuchen – pro Stunde! Im Anschluss brauchen sie rund 16 Minuten, bis sie nach einer Mail wieder ihrer normalen Arbeit nachgehen können. Fazit: Das Zeitmanagement ist mangelhaft, weshalb die KMU angehalten sind, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Transformation vom klassischen zum digitalen Geschäftsmodell zielstrebig zu vollziehen. Um diese Herausforderung zu meistern, entwickelte die Beratungs- und Technologiedienstleisterin iTrust AG eine Effizienzplattform und dazugehörende Ansätze. Rund zehn Potenzialfelder erschloss das Unternehmen; von der Verbesserung der täglichen To-do-Liste über eine vereinfachte Delegation von Aufgaben und mehr Entlastung durch die Assistenz bis zum gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten. Jedes Potenzialfeld basiert auf einer eigenen Technologie und Methodik.

Mail-Posteingang leeren

Eine der wichtigsten Komponenten der Transformation ist das E-Mail-Management. «Meistens sind erhaltene Nachrichten Aufgaben im Mail-Kleid. Deshalb soll es das Bestreben sein, einmal pro Arbeitstag keine Mails mehr im Posteingang zu haben», erklärt iTrust-Geschäftsführer Patrick Müller. Die E-Mails lassen sich in drei Kategorien einteilen.

  • Mails zur reinen Information. Diese sollte man lesen und anschliessend ablegen oder löschen.
  • Mails, die unmittelbar zu bearbeiten sind und die weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen. Nach der Erledigung sollte man sie ablegen oder löschen.
  • Mails, deren Bearbeitung länger als fünf Minuten dauert. Hier sollte man einen Kalendereintrag machen und so den späteren Zeitpunkt der Erledigung festlegen. Tipp: Im Outloook-Kalender kann man verschiedene Farben wählen, um die Aufgaben und die Meetings voneinander zu unterscheiden.

Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten

Erfolg, Erfolgskurve

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Zudem ist es mit heutiger Technologie möglich, dass Teams Dokumente gleichzeitig bearbeiten können. Patrick Müller: «Dies ist ein wesentlicher Fortschritt, da bisher Dokumente für einen stets blockiert waren, wenn ein Arbeitskollege daran arbeitete. Auch verlor man viel Zeit und den Überblick, wenn man die Dokumente hin und her schickte, weil so jeweils mehrere Versionen der einzelnen Schriftstücke geschaffen wurden.»

Produktive Meetings

Ein weiteres Potenzialfeld sind Meetings, da diese bis anhin nur selten die gewünschten Ergebnisse bringen. «Status-Meetings, die bloss dem Informationsabgleich aller Beteiligten dienen, und Sitzungen ohne klares Ziel sind zu vermeiden», unterstreicht Patrick Müller. Grundsätzlich gilt es, Meetings so kurz wie möglich zu halten. «Zudem sollen die Mitarbeitenden bereits vor den Versammlungen die relevanten Informationen erhalten, um sich eine fundierte Meinung bilden zu können. Ad-hoc-Traktanden gehören damit der Vergangenheit an.»

Anbei sieben Tipps für KMU-Geschäftsführer, um effizient zu arbeiten:

  • Einmal pro Tag keine E-Mails im Posteingang haben
  • Reduktion von CC-Adressaten in Mails
  • Intern keine Dokumente verschicken, sondern nur Links
  • Nur notwendige Meetings abhalten; keine Meetings mit Abstimmungscharakter
  • Meetingzeit nutzen, um Projekte voranzutreiben und Entscheide zu fällen
  • Persönliche Assistenz einsetzen, um den eigenen E-Mail-Berg abzubauen
  • Alle Erinnerungsfunktionen auf Computern und Handys während des Arbeitens deaktivieren